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深圳大学关于进一步规范校内公文格式明确办文程序等事宜的通知

校各单位:

为进一步规范校内公文格式、明确办文程序、提高办文效率、保证公文安全,现就有关事宜通知如下:

一、关于进一步规范校内公文格式的要求

(一)学校直属单位如有需要提请校领导批示的事宜,可向校领导报送书面正式请示。请示必须一文一事,不得一文多事。不得将“请示”和“报告”混同使用。上报校领导的文件应采用A4纸(有条件的单位可采用A4规格的本单位红头文件纸)打印,不得采用手写稿件;文件标题要尽可能简要地说明该请示所涉及的人、财、物、事;文件中所涉及的相关资料(如上级文件等)须一并附上;文件落款处须有本单位领导的亲笔签名、本单位印章以及报文日期。各单位上报的文件要自行留底,以备查询。

(二)非学校直属单位以及个人上报的文件一般先交由其主管单位处理,非特殊情况不宜越级上报校领导。

(三)各单位不得将本单位的《文件处理表》直接签转校长办公室上报校领导。

(四)校长办公室将对不规范的文件予以退回。

(五)学校各职能处室或学院要指定专人负责到校长办公室签字领取《深圳大学文件处理表》原件并全程跟踪、催办。各单位负责人在收到学校领导或校长办公室批转的《深圳大学文件处理表》原件后应尽快(一般在13个工作日内,特殊情况可以适当延缓)研究、处理完毕,同时在《深圳大学文件处理表》原件上签署拟办理意见并派人送回校长办公室。校长办公室在校领导批示完毕后,将视具体情况将校领导的批示内容印送或转告各相关单位。

(六)各单位负责领取文件的人员每个工作日必须至少1次到校长办公室文印室(办公楼217室)领取各类文件。

(七)右上角标注了存阅件字样的《深圳大学文件处理表》复印件作为校领导的书面批复或指示,是各单位贯彻执行校领导指示的重要依据,各单位在收到了右上角标注存阅件字样的《深圳大学文件处理表》复印件后,务必认真研究落实并登记备查。

(八)各单位要指定专人负责定期整理各类文件。

二、关于以学校名义发送各类文件的程序

学校各直属单位如需报请校领导批准以学校名义向校内、外行文(包括请示、报告、通知、决定、函等),可先以学校名义拟出代拟稿,用A4纸打印,附上有本单位负责人签字的《深圳大学发文稿》(各单位可根据实际需要提前在校办秘书科领取《深圳大学发文稿》)后交由校长办公室核稿,再呈报校领导批示。如获校领导批准,校长办公室将通知报文单位把上述代拟稿的电子版通过学校网络主页的《深圳大学校园公文通系统》发送挂号公文到校长办公室电子邮箱。校长办公室将尽快按照校领导的批示对代拟稿进行修改并制作成符合现行《党政机关公文格式》(中华人民共和国国家标准GB/T97042012)要求的正式公文,下发全校或报送校外单位。

特此通知,希各知照。

 

 

校长办公室

201336