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深圳大学行政公章管理办法

第一章  总  则

第一条 为进一步规范学校行政公章的使用和管理,制定本办法。 

第二条 本办法适用于介绍信、中标通知书、协议书、合同书、意向书、证件、证书、学历证明、申请、报表、学校及下属单位对外行文等用章。 

第三条 使用校级公章,须经校长或分管副校长签字批准或校长授权有关职能部门负责人按管理权限批准。使用下属单位行政公章,须经各单位正职领导或副职领导签字批准。未获批准,一律不准使用公章。

第四条 校长办公室负责校级行政公章的管理和使用以及下属单位行政公章的刻制和注销。各单位一律不准私自刻制单位公章。

第五条 各单位行政公章正式启用时,必须先到校长办公室留样备案。未经留样备案,一律不准自行使用。

第二章  公章的种类

第六条 学校行政公章

学校公章代表本校的法定名称,代表本校的权力、凭信和职责。我校公章名称为“深圳大学”。用于以学校名义上报、平送、下达、签发、出具的文件、报表、布告、通告、公函、聘书、请柬、奖状、合同、协议书、专利申请书、成果鉴定书、项目申报书、成果申报书、计划任务书、职称申报表、录取通知书、学历证书、证明、出国审批表等。

第七条 学校钢印 

用于工作证、学生证、毕业证书、学位证书、结业证书、职称资格证书、荣誉证书、聘书等证件(书的照片压印。

第八条 校长名章 

校长是学校的法定代表人,校长的法人名章具有法人效力。 主要用于毕业证书、学位证书、聘书、法人委托书、计划任务书、项目申报书、成果申报书、技术职务任职资格及有关的审批表等。

第九条 深圳大学介绍信专用章

主要用于教职工因公外出办公事由学校出具的介绍信。

第十条 下属各单位行政公章

各单位行政公章是指印文为“深圳大学”加该单位全称的公章,公章中间刻有五角星。下属研究机构公章为椭圆形,没有五角星。

第三章 用章批准权限及程序

第十一条 使用校级公章,先由用章单位提出申请,申请须用章单位的负责人审核签名并加盖单位行政公章报校长办公室文秘室,文秘室加“深圳大学文件处理表”,由校长办公室分管主任核签报校领导审批后通知用章单位。用章单位凭校领导批件由专人(在编在岗)到校长办公室综合科用章并登记。为了规范审批件的存档,各单位一般不直接送用章件请校领导审批。

第十二条 使用校长名章,须经校长或校长委托的其他校领导审阅用章文件内容和签名批准,方可用章。开具《法定授权委托证明书》需校长本人签字。

第十三条 使用“校长办公室”公章,须经校长办公室主任签字批准方可办理。

第十四条  使用下属单位行政公章,须经各单位正职领导或副职领导签字批准。

第十五条 根据校长授权,学校有关职能部门负责人在主管的日常业务范围内可签发用章。 

第十六条 教职工外出公务活动需学校出具介绍信的,须执盖本单位(部门)行政公章的介绍信,介绍信需写明公务活动事由并留存校长办公室综合科,公章管理人员严格审核后方可出具学校介绍信并保留存根。严禁在空白介绍信、空白证件、空白信签纸及空白奖状、证书上用章,确因特殊情况需要的,须经主管校领导同意。 

第十七条 部门日常性工作的用章件如报表、上报材料等,按用章审批程序,经校长或分管副校长核准后,方可用章。 

第十八条 对外经济、技术合作及有关产权、奖惩、职务职称等事项的用章件,按用章审批程序,经校长或分管副校长审定签名后,方可用章。 

第十九条  学生证及毕业证书(毕业证书集中办理须附名单)等证件加盖公章,按用章审批程序,经校长或分管副校长核准后,指定专人承办,经核对无误后,方可用章。

第二十条  学生录取通知书(附录取名单)加盖公章,按用章审批程序,经校长或分管副校长核准后,由招生就业办指定专人承办,经核对无误后,方可用章。

第二十一条 申报科研项目、校外科研成果评奖、申请专利及重点学科、基地、实验室建设,校产企业年检等用章,按用章审批程序,报校长或分管副校长批准,并由科学研究处指定专人承办,经核对无误后,方可用章。 

第二十二条  办理各种因公因私出国(境)访问、留学、探亲、旅游等涉外手续用章,经由外事处按程序呈报分管副校长审批,经核对无误后,方可用章。

第二十三条  人事聘用、签约、协议、职称评审(定)、办理社保等用章,按用章审批程序,报校长或分管副校长批准,或单位负责人按管理或授权权限批准,并由人事处(或后勤、保卫等部门)指定专人承办,经核对无误后,方可用章。

第二十四条 设备采购合同、验收报告、汇率证明等用章,按用章审批程序,报校长或分管副校长批准,并由实验室与设备管理处指定专人承办,经核对无误后,方可用章。

第二十五条  后勤采购(租赁、服务、承包、维修)合同、验收报告、付款及房产登记表等用章,按用章审批程序,报校长或分管副校长批准,或单位负责人按管理或授权权限批准,并由后勤处指定专人承办,经核对无误后,方可用章。

第二十六条 建筑报建、招标、合同、中标、付款、竣工验收、结算等项目用章,按用章审批程序,报校长或分管副校长批准,并由基建办指定专人承办,经核对无误后,方可用章。

第二十七条 统计报表用章

(一)上报常规性行政业务统计报表,填报人核实签字后,经主管单位负责人按授权权限批准,方可用章。 

(二)综合统计报表和非常规性报表,除主管部门负责人核准外,按用章审批程序,报校长或分管副校长审定后,方可用章。 

第二十八条  因公需用《事业单位法人证书》和《组织机构代码证》复印件时,按审批程序,经校长或分管副校长批准后,到校长办公室综合科登记方可领取复印件并加盖学校公章。特殊情况须借用《事业单位法人证书》和《组织机构代码证》原件,按审批程序,经校长或分管副校长批准后,写借条,方可借用,使用时应妥善保管,用后立即归还校长办公室综合科。

第二十九条 凡申请使用已报废并存档的旧公章,须由本单位报请校长或分管副校长同意后,与校长办公室综合科接洽用章。  

第四章  公章管理人员职责

第三十条 公章管理人员要坚持原则,自觉遵守保密规定,严守秘密,严格按照用章管理规定办事。

第三十一条 公章管理人员用章时,应当审阅、了解用章内容,同时检查留存材料是否齐全。没有留存材料的,要详细记载用章情况。需要保存的材料包括:

(一)有办文编号的用章件要保留校领导签批的“深圳大学文件处理表”,由校长办公室文秘室按年度送档案室存档。没有办文编号的留存校领导签批的用章件,按规定存档。

(二)各类证书用章件保留颁发文件领导批准的书面材料、名册及证书的样本,并逐一核实。 

第三十二条 公章管理人员每次用章应进行登记,登记本按年度存档案室。登记的项目包括:用章日期、用章单位、内容摘要、用章次数、发往单位、批准人、用章经办人、办文编号、留存材料等项。 

第三十三条 盖章位置要恰当,印迹要端正、清晰;公章名称要与盖章件落款一致;代用章要注明“代章”;不漏盖、不多盖。 

第三十四条 凡有下列情况之一的,公章管理人员应拒绝用章。 

(一)上报及下发的用章件内容有误或批准权限不当; 

(二)涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的用章件; 

(三)未经主管部门领导审核及校领导签发批准的用章件; 

(四)非本校教职员工或与本校工作、业务无关的用章件。

第五章 公章的刻制、注销与保管

第三十五条 各单位新刻(重刻)公章,须凭机构成立的批文(旧章)向学校提出刻章书面申请,由校长签字批准后,到校长办公室办理申请刻制公章手续,报市公安局批准方可刻制;各部门注销的公章应及时交回校长办公室并办理注销手续。重刻公章的旧章由校长办公室统一送交市公安局销毁。

第三十六条 公章必须指定原则性强的专人保管,不得遗失。各单位行政公章由单位正职领导指派一名行政秘书专职负责保管,并根据正职或副职领导人的批示代行使用权。未经单位正职领导批准,任何人不得代为保管或代行使用权。

第三十七条 各单位行政公章的存放或使用地点均在该单位办公室内。未经该单位正职领导批准,不准在办公室以外地点存放或使用。

第三十八条 公章不使用时,必须锁于保险柜内。法定节假日期间,要密封保管,未经批准,任何人不准拆封。

第六章   责任追究

第三十九条  对于公章、介绍信保管不善,造成公章、介绍信丢失的;对于审批部门把关不严,用章后造成错误和损失的;对于违法违规使用公章、介绍信的。根据情节给予当事人批评教育直至行政处分,造成重大损失的,追究其经济和法律责任。

第四十条 各单位行政公章和业务专用公章管理出现事故,根据规定追究公章管理人和该单位正职领导及相关责任人的责任。

第七章  附则

第四十一条 各单位业务专用公章,如财务专用章、合同专用章、收费专用章、注册专用章等的刻制、批准、使用、注销与保管参照本办法执行。

第四十二条  本办法自发文之日起执行,凡与本办法不一致的,以本办法为准。

第四十三条 本办法解释权在校长办公室。 

                                   深圳大学

                                     二○○八年三月十五日